Studio Hugo

Fallbeispiele

Drei Probleme, die ich am häufigsten löse.

KI, die Dokumente liest, aus Ihren eigenen Systemen antwortet und mit Zahlen arbeitet, denen Sie trauen können. Echte Projekte, anonymisiert.

Großhandel

KI liest Ihre Dokumente. Die Bestellung landet im ERP.

Der Einkauf arbeitete mit Papierlisten und Lieferanten-PDFs. Heute liest die KI die Konditionsblätter, das System schlägt vor, was wo am günstigsten zu bestellen ist, und die Bestellung geht mit einem Klick ins ERP.

  • Der Einkauf bestellt den Großteil über das Cockpit und sieht die Einsparung je Bestellung
  • Bestellerfassung läuft automatisch
  • Kein direkter Schreibzugriff auf die ERP-Datenbank

Ausgangslage

  • Konditionsblätter der Lieferanten nur als PDF
  • Einkauf nach Papierlisten und Erfahrung
  • Online-Bestellungen von Hand abgetippt
  • ERP nur über ein proprietäres Protokoll erreichbar

Vorgehen

  • KI liest Konditionen aus Lieferanten-PDFs, ein Mensch prüft sie
  • Einkaufs-Cockpit mit Bestellvorschlägen und günstigster Quelle
  • REST-Schnittstelle als einziger Schreibweg ins ERP
  • Bestell-Importer mit Duplikatschutz

Datenschutz: Schreibzugriff nur über eine kontrollierte Schnittstelle. Die KI schlägt vor, ein Mensch gibt frei.

SystemeAlt-ERPLieferantendokumenteOnline-Partnerkanäle
Freizeit und Tourismus

Systeme fragen. Eine Antwort bekommen.

Buchungen, Kasse und Rechnungen lagen in drei Systemen, die GuV in Excel. Heute fragt die Geschäftsführung ihre Zahlen in Claude ab und bekommt eine Antwort über alle drei, mit Quellenangabe.

  • Umsätze centgenau mit dem Steuerberater abgestimmt
  • EBITDA centgenau mit dem Jahresabschluss abgestimmt
  • Berichte in unter 0,2 Sekunden

Ausgangslage

  • Drei Systeme ohne gemeinsames Datenmodell
  • GuV von Hand aus Excel-Exporten zusammengesetzt
  • Niemand war sicher, ob die Zahlen stimmen

Vorgehen

  • Leseinventur aller Systeme
  • Nächtlicher Abgleich in eine eigene Datenschicht
  • Management-Cockpit: GuV je Bereich, Ist gegen Plan
  • KI-Zugriff über Claude

Datenschutz: Nur lesender Zugriff. Kunden nur als Codes. Jeder Zugriff protokolliert.

SystemeBuchungssystemKasseRechnungsstellungERP
Großhandel und Freizeit

Zahlen, denen Sie trauen können. Bevor die KI sie anfasst.

KI ist nur so gut wie die Daten dahinter. Bevor ich etwas anbinde, bringe ich die Zahlen in Ordnung und weise das nach.

  • Rekonstruierte Regeln treffen die bestehende Zuordnung bei 98 bis 99 % der Artikel
  • Jede Abweichung erklärt
  • Umsatz und EBITDA centgenau abgestimmt

Ausgangslage

  • Artikelgruppen und Preise waren von den Geschäftsregeln abgewichen
  • Ware nach Verbrauch abgerechnet, mit Lücken, die niemand sah
  • Umsätze in drei Systemen, die nicht zusammenpassten

Vorgehen

  • Geschäftsregeln aus einer Altroutine rekonstruiert und gegen Live-Daten geprüft
  • Tägliche, vollständige Konsignationsabrechnung mit nachvollziehbaren Lücken
  • Abgleich mit Steuerberater und Jahresabschluss

Datenschutz: Jede Prüfung läuft nur lesend. Änderungen erst nach Probelauf und Durchsicht.

SystemeAlt-ERPBuchungssystemKasseBuchhaltung

Ausgewählte Arbeiten

Weitere Arbeiten im täglichen Einsatz.

Alle Kundenprojekte sind anonymisiert.

Alt-ERP

Eine saubere Tür in ein geschlossenes ERP

Aus einem proprietären ERP-Protokoll habe ich eine REST-API gemacht, mit Rollen, Duplikatschutz und Staging. Jede neue Anbindung läuft über eine kontrollierte Tür, nie direkt in die Datenbank.

REST-APIAlt-ERP
Auftragseingang

Bestellungen, die sich selbst importieren

Bestellungen aus Shop, Marktplatz und von Partnern landen automatisch im ERP, und zwar genau einmal. Nicht lieferbare Artikel werden markiert statt übersehen.

Automatischer ImportÜberwachung
Einkauf

Ein Einkaufs-Cockpit mit KI

Bestellvorschläge mit Menge und günstigster Bezugsquelle. Die Konditionen liest die KI direkt aus den Lieferanten-PDFs, bestellt wird mit einem Klick im ERP.

KI liest DokumenteERP
Stammdaten

Geschäftsregeln aus einer Altroutine rekonstruiert

Preise, Kennzeichen und Artikelgruppen waren auseinandergelaufen, weil eine alte Routine nicht mehr lief. Ich habe die Regeln rekonstruiert, gegen Live-Daten geprüft und jede Abweichung erklärt.

DatenqualitätAbgleich
Abrechnung

Konsignationsabrechnung ohne unbemerkte Lücken

Die Ware liegt beim Kunden und wird nach Verbrauch abgerechnet. Heute läuft die Abrechnung täglich und vollständig, und jede Lücke ist nachvollziehbar.

AbrechnungAbgleich
Lager

Picklisten, die nur versprechen, was im Regal liegt

Sammel-Picklisten enthalten nur Aufträge, die sich wirklich vollständig kommissionieren lassen. Ein Lager-Dashboard beantwortet „Viel los oder ruhig?“ mit Zahlen.

LagerDashboards
Berichte

Berichte auf Knopfdruck

Monatsabschluss, Herstellerberichte und Behördenanfragen: ein Klick statt Excel-Arbeit, pünktlich zugestellt per E-Mail, OneDrive oder Google Sheets.

Automatische Berichte
Preise

Preise, die sich selbst aktualisieren

Preise und Margen passen sich automatisch an, nach Ihren Regeln und mit Live-Daten aus anderen Systemen.

PreisgestaltungIntegration

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